仕事のスケジュール管理は、手帳(紙)ではなくアプリ(デジタル)がいい理由

仕事において、スケジュール管理は誰しもが必ず行うもので、「たかがスケジュール管理でしょ？」と思う方もいるかもしれないが、日々の業務をこなす上で、いかにストレスなくスケジュール管理をできるかが、私はとても重要だと思っています。

毎年、年末になると書店などで、来年の手帳を選んでいる方を多く見かけるようになります。「今年も来年と同じ手帳でいいじゃん」とはいかず、手帳カバーの種類や色から始まり、中身のスケジュール用紙を変えてみたりと、やはり手帳へのこだわりは、誰もが持っているものですよね！

私も、手帳はそれなりにこだわりがあったので(どちらかというと、外見よりも用紙の使い勝手を重視)手帳を色々と見て回ったり、サイトや書店で売られている書籍を参考に、より良い使い方を調べていましたが、数年前からスマホアプリ(最終的にはGoogleカレンダー)に落ち着きました(^^♪

今、色々と手帳を変えようか悩んでいる人や、これから新社会人になる人で、どの手帳を選んだらいいのかを考えている人に向けて、私なりの使い勝手をご紹介します！

 目次

私も最初は手帳を使っていた

私は、2010年に今の会社に新卒で入社し、仕事を始めて6年間位は、普通の手帳を使っていました。最初は、特に何のこだわりもなく、使い捨て型の手帳(手帳カバーが無いもの)を使用していましたが、2年程すると、だんだん仕事にも慣れてきて、自分にあった手帳が欲しいなと考え始めた時、手帳にも少しこだわりが出始めてきた頃だったので、手帳カバー(ダ・ヴィンチの手帳)を購入しました。

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 手帳のブランドではとても有名で、使い心地もよく、とても気に入っていましたので、オススメです(・∀・)

手帳を新しく変えると、財布を変えた時と同じような感覚で、とても気分がよく、「明日から仕事頑張るぞ！」と気合が入っていたのを覚えています(笑)

私は仕事柄、現場を管理する「スーパーバイザー」という仕事を担っていたので、契約したお客様の店舗管理を、約20件ほど担当していました。

店舗は毎日営業しているので、時には休みの日にも、店舗の管理責任者から連絡が来たりしていましたので、手帳は手放せない物となっていました。

さすがに、休日に家族と外へ出かける時は、手帳は持ち歩いていません。そんな時、急な対応を要する電話が鳴った際、週明けの仕事のスケジュールが確認できず、すぐに対応出来なかった事がありました。

しかし、休みの日まで手帳を持ち歩く事はしたくないので、何かいい方法はないかと考えていた時、思いついたのが、手帳アプリでした。

手帳アプリのメリット、デメリット

 私が手帳アプリに変えてからというもの、一度も手帳に戻ることなく、現在も手帳アプリを使用してはいますが、これには個人の嗜好や仕事の状況も関わってくると思いますので、私がどちらも使用した中で、感じたメリット・デメリットを紹介します。

メリット

• 携帯やPCのみで管理できるので、手帳を持ち歩く必要がない
• 書き直したり、修正する際に汚くならない
• データをバックアップしておけば、過去の記録を保存できる(期限あり)
• スケジュールの共有が出来たり、アラーム機能等、デジタルならではの機能が使える

デメリット

• 会社の体質や、年齢層によっては、携帯で管理する事自体を毛嫌いする人も
• 携帯が破損したり、電池が切れて使えない場合は、手帳として使用できない
• 携帯を2台持っていないと何かと不便
• 手帳を変えた時のような新鮮味に欠ける

以上が、私が実際に感じたメリット・デメリットです。

では、もう少し詳しく説明していきます。

まずは、メリットから

携帯やPCのみで管理できるので、手帳を持ち歩く必要がない

これは、私が手帳(紙)からアプリに変えた時に、一番に感じたメリットになります。タイトルに書いてある通り、手帳を持ち歩く必要が無いので、特に休日に関しては、いつでもスケジュールを管理、確認する事ができ、特に、タイムリーに仕事の対応を求められる職業の方に関して言えば、絶対にアプリをオススメします。これだけでも、精神的に本当に楽になります。

書き直したり、修正する際に汚くならない

今でこそ、消せるボールペンなどが発売され、鉛筆感覚で修正できるようになりましたが、万年筆やボールペンで記入した後に、訂正や変更をする際は、修正テープを使用したり、消し跡が残ったりと、非常に見にくくなります。しかし、手帳アプリであれば、ただ書き直せばいいので、ビジュアル的にも非常にスッキリとします。

データをバックアップしておけば、過去の記録を保存できる(期限あり)

何といってもデジタルのいい所は、データを保管できる所です。バックアップをしておけば、過去の記録をいつでも見直す事ができます。手帳も保管をしていれば、確認する事もできますが、資料としてとっておくスペースが必要になったり、書類でかさばるので、データとしてスッキリ保管しておけるアプリは便利です。

※但し、全てを保管出来るわけではなく、保管期限が決まっている事が多いので注意が必要です。

スケジュールの共有が出来たり、アラーム機能等、デジタルならではの機能が使える

手帳アプリにもよりますが、色々とカスタマイズが可能です。私は、Googleカレンダーを使用していますが、スケジュールを、他者(仕事仲間や家族等)と共有出来たり、１つのカレンダーで、仕事とプライベートのスケジュールを分けて管理出来たり、アラームやリマインダー機能(手帳管理でいうやる事リストなどの付箋機能)があったりと、とても充実しているので、管理がとても楽です。

※手帳アプリによって、色々な特徴があるので、是非調べてみて下さい(^_-)-☆

次に、デメリットについて説明します。

会社の体質や、年齢層によっては、携帯で管理する事自体を毛嫌いする人も

私もアプリに変えた当初は、若干感じましたが、年配の方と仕事をする際は、あまり良く思われない方もいるそうです💦

顧客や社内の方の前で、アポイントの約束をする際は、どうしても携帯を開いて操作をする為、中には違和感を感じる方もいるかもしれません。

携帯が破損したり、電池が切れて使えない場合は、手帳として使用できない

当たり前ですが、携帯が壊れてしまったり、充電が切れてしまったりする場合は、確認する事ができません。長時間携帯を使用したり、なかなか充電出来ない環境にいる人は、スケジュールを確認出来なくなる場合があるので、注意が必要です。

携帯を2台持っていないと何かと不便

私の場合は、会社の携帯と、私用の携帯とで2台持っていましたので、問題ありませんでしたが、1台しかもっていない方は、不便に感じる事があります。何故なら、電話中にアポイントをとったり、スケジュールを確認する際に、2台目がないと、1台目で電話をしているので、確認出来ないという状態に陥ります。

私用の携帯を、仕事中に使いたくない方や、1台しか持っていない方に関しては、実用するかを一度考えてみた方がいいかもしれません( ﾟДﾟ)💦

手帳を変えた時のような新鮮味に欠ける

 こちらに関しては、大きな問題ではないですが、手帳を持っている方の中には、あえて紙に記入する事が好きな人や、ブランド物の手帳を持ちたい人など、あえて手帳にこだわっている方もいると思います。アプリの場合は、携帯やPCでの管理になるので、そういった感覚は期待できません。

まとめ

以上が、私が経験した上での、メリット・デメリットです。

会社の上司や、顧客の目が気になる人や、あえて手帳にこだわりたい方は、アプリではなく、手帳を選んだ方がいいかもしれませんね！

逆に、公私でスケジュールを把握したい人や、色々なツールを使って、自分なりにカスタマイズして管理したい方は、アプリがオススメだと思います！

どちらが良い悪いとかはありませんので、皆さんの好みや、仕事などの状況に応じて選んでみるのが良いと思います(＾ω＾)

個人的には、アプリが使いやすく、デメリットも特に感じなかったので、これからも手帳アプリを使用し続けようと思います。特に、今まで色々な手帳アプリを使用しましたが、最終的に落ち着いたのが、Googleカレンダーでしたので、どのアプリを選んだらいいか迷っている人は、まずはGoogleカレンダーを使用してみてはいかがでしょうか♪

ネットで調べてみれば、手帳アプリごとの比較も、沢山調べる事が出来ますので、是非活用してみて下さい。